Рабочую документацию аудита рекомендуется хранить. Сроки хранения документов

Сроки хранения документов установлены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения , утвержденном приказом Минкультуры России от 25.08.2010 N 558 , и его действие распространяется на организации любой формы собственности.

Росархив изменил сроки хранения бухгалтерских, налоговых, кадровых и других документов. С 1 января 2020 года применяйте новый перечень. В статье - удобные таблицы, которые позволят правильно сохранить документы и не выбросить их раньше времени.

Гость, получите бесплатный доступ к программе БухСофт

Полный доступ на месяц! - Формируйте документы, тестируйте отчеты, пользуйтесь уникальным сервисом экспертной поддержки "Системы Главбух".

Сколько хранить документы по взносам?

Периоды также регулирует Налоговый кодекс. В общем случае - в течение 6 лет (ст. 23 НК РФ). Остальные рассмотрим в таблице 4.

Таблица 4 . Время хранения документов по взносам

Сколько хранится кадровая документация?

Периоды самые продолжительные. Дело в том, что даже если работник уволился, ему на протяжении жизни может потребоваться та или иная информация. В частности, по стажу работы, о доходах и т.д.

Как правило, сроки составляют:

• 75 лет, когда документ составили до 2003 года;
• 50 лет - с 01.01.2003.

Таблица 5 . Время хранения кадровых документов

Что делать если истек срок хранения документов?

Документы с истекшим сроком подлежат уничтожению. Для уничтожения документов составьте акт, в котором пропишите название и количество дел с документами, которые пора уничтожить. Подписать этот акт должна специальная комиссия, состав которой генеральный директор утвердит в своем приказе.

Штраф за отсутствие документов

За отсутствие первички, счетов-фактур и налоговых регистров сотрудники ИФНС могут оштрафовать ООО на сумму от 10 000 до 30 000 рублей (ст. 120 НК РФ), в том числе и применяющее по Налоговому кодексу УСН.

Кроме этого без документов, подтверждающих хозяйственные операции, проверяющие снимут расходы по прибыли (или единому налогу) и вычеты по НДС. Или же посчитают размер налога к уплате расчетным методом (подп. 1 п. 7 ст. 31 НК РФ).

Целью составление рабочих документов (РД) аудитора являются:

Подтверждение соответствия действий МСА;

Подтверждение соответствия процедур составленной программе проверки;

Контроль за выполнением всех запланированных процедур;

Перечень (фиксация) полученных данных (доказательств);

Контроль за работой исполнителей (персонала);

Документальное подтверждение обоснованности мнения и предоставленного отчета (заключения).

в Общем РД - это ноу-хау каждой аудиторской фирмы.

На форма, содержание и объем РД аудитора могут влиять следующие факторы:

Предмет аудита (характер задачи);

Методологии и инструменты, используемые в проверке;

Состояние внутреннего контроля объектов проверки;

Состояние системы бухгалтерского учета на объекте проверки;

Характер и содержание аудиторских процедур;

Важность и смысл полученных аудиторских доказательств;

Характер и объем идентифицированных (определенных) исключений;

Идентифицированные риски существенных искажений;

Форма аудиторского отчета (заключения) или финансового отчета.

Если во время проверки, обнаружено большое количество типичных ошибок, то РД будет много. При определении будущего содержания РД аудитору целесообразно взять за ориентир то, что, как правило, с этой документацией будут работать многие: другие аудиторы, специалисты, руководитель, или лицо, не знает особенностей отрасли или специфики деятельности. Из этого следует, что рабочая документация должна быть понятной для всех пользователей, а следовательно, ее необходимо выполнить так, чтобы к аудитору, который эту документацию составил, возникало как можно меньше вопросов.

Однако следует заметить, что аудитору в рабочей документации целесообразно использовать тот материал, предоставленный клиентом, но который не вызывает сомнений, то есть который можно однозначно применять как аудиторские доказательства.

Из опыта практики аудиторской деятельности можно констатировать, что документы, которые входят в состав РД аудитора, должны иметь следующие реквизиты:

Наименование документа;

Идентификационный номер документа;

Наименование субъекта хозяйствования, который проверяется;

Период, за который проводится аудит;

Дата выполнения аудиторской процедуры или составления документа;

Личную подпись лица, составившего документ;

Дата проверки документа;

Личная подпись лица, проверила документ.

Вся рабочая документация по результатам аудита в аудиторских фирмах собирается в Файлы. На каждого клиента составляется "Досье", которое бывает (в зависимости от категории клиента):

Текущее;

Постоянное;

Специальное.

В состав "Досье на клиента", как правило, входит:

Договор на проведение аудита с письмами и дополнениями (оригиналы);

Организационный файл;

Рабочие файлы всех членов группы (бригады);

Файлы "Наблюдение за проведением инвентаризации";

Письменная информация аудитора руководству предприятия;

Отчетный файл;

Отчет аудитора о проделанной работе (Письмо информирования высшего управленческого персонала) и Отчет независимого аудитора, составленный в соответствии с МСА;

Подписаны акты выполненных работ (при необходимости - по стадиям). После окончания аудиторской проверки рабочая документация обязательно передается на хранение в архив аудиторской организации.

Согласно Решению АПУ Об обеспечении аудиторскими фирмами системы хранения аудиторской документации и другой конфиденциальной информации система хранения аудиторской документации и другой конфиденциальной информации аудиторской фирмы должна быть создана в соответствии с требованиями, установленными Аудиторской палатой Украины, в виде внутренних документов (положения, инструкции, и тому подобное), которые утверждаются распорядительным документом и своевременно доводятся до сведения работников аудиторской фирмы.

Требованиями обеспечения аудиторскими фирмами системы хранения аудиторской документации и другой конфиденциальной информации являются:

Определение состава конфиденциальной информации;

Определение места нахождения (локализации) аудиторской документации и другой конфиденциальной информации;

Установление порядка доступа к местам нахождения аудиторской документации и другой конфиденциальной информации;

Установление порядка организации работы с бумажными и электронными документами, которые входят в состав конфиденциальной информации;

Определение информирование заказчиков о внедряемую систему хранения конфиденциальной информации;

Установление ответственности за разглашение конфиденциальной информации;

Определение порядка разрешения конфликтов по поводу разглашения конфиденциальной информации.

Аудиторская документация, которая передана в архив аудиторской фирмы должно храниться укомплектованной и зброшурованою в папки (аудиторские файлы), которые заводятся для каждой аудиторской проверки отдельно. Систему распределения рабочей документации в папки (аудиторские файлы) аудиторская фирма устанавливает самостоятельно. Сохранность рабочей документации, оформление и передачу ее в архив организует руководитель аудиторской фирмы или лицо, на это уполномоченное. Выдача РД с определенной проверки работникам, которые не принимали участия в этой проверке, как правило, не должна допускаться.

Для соблюдения принципа конфиденциальности желательно, чтобы все файлы, папки и досье хранились в сейфах или шкафах с замками, или в отдельной комнате с ограниченным доступом.

Изъятие РД у аудиторской фирмы может осуществляться только органами, которые на это уполномочены, и в случаях, предусмотренных законодательством.

В случае потери рабочей документации руководитель аудиторской фирмы должен провести расследование, результаты которого оформляются соответствующим актом.

Особую роль играют рабочие документы аудитора. Образец каждой бумаги оформляется в соответствии с установленными на практике правилами. Сведения, присутствующие в бланках, являются конфиденциальными. Рассмотрим далее основные виды рабочих документов аудитора.

Общая характеристика

Рабочий документ аудитора - бумага, в которой присутствуют записи, сделанные специалистом в ходе планирования проверки, при подготовке ее выполнения, обобщении результатов. В нем может также содержаться информация, полученная от сторонних лиц, контрагентов инспектируемого предприятия. Количество и определяется индивидуально в каждом случае. Решающее значение при этом будет иметь цель их оформления.

Назначение

На практике используются такие рабочие документы аудитора:

1. По основным средствам . В них присутствуют сведения об имуществе инспектируемого предприятия, его движении, стоимости, расходах, учете, получении и прочих операциях с ценностями.
2. Для планирования проверки. В них отражаются основные этапы аудита.
3. Подтверждающие проведение процедур.
4. Содержащие информацию о проверке отчетности и сведения, обобщающие результаты.

Рабочие документы составляются также для:

1. соответствия проверке программе и плану.
2. Обеспечения обоснованности и законности инспектирования.
3. Контроля качества проверки.
4. Формирования аудиторского заключения.
5. Контроля деятельности специалиста и обоснования оплаты труда.
6. Документального оформления определенного аудитором риска с приведением его величины.

Определяющие факторы

Количество, содержание, формы документов выбираются в зависимости от:

1. Квалификации специалиста.
2. Условий договора с инспектируемым предприятием.
3. Предыдущего опыта.
4. Внутренних стандартов и правил, которыми руководствуется специалист.

Форма рабочего документа аудитора

Вне зависимости от целей использования, к бумагам предъявляются общие требования. В первую очередь любой должен отражать полную и конкретизированную информацию. Это необходимо для того, чтобы другому специалисту было легче понять суть выполненных мероприятий.

Каждый оформляется непосредственно в процессе проверки. Заполнение бумаг после или до инспекции не допускается. Оформляя документацию, аудитору необходимо учитывать не только те сведения, которые относятся к проверяемому периоду, но и информацию за предыдущие временные промежутки. В бумагах должны присутствовать ключевые данные, по которым специалисту надлежит высказать мнение. Необходимо, чтобы они охватывали наиболее значимые направления инспекции и задачи, поставленные и реализованные уполномоченным лицом.

Документация должна позволять проанализировать отчетность, согласно установленным критериям. В бумагах отражаются состояние и оценка внутреннего контроля в организации, а также уровень доверия к ней. Они фиксируют выполненные процедуры, связанные с проверкой и анализом бухгалтерского учета предприятия, соблюдения финансовой политики, соответствия отчетности предусмотренным законом стандартам, принципам и требованиям.

Сведения в каждый вносятся так, чтобы можно было впоследствии без труда понять написанное. Обязательным требованием является указание даты и места оформления, фамилии специалиста. На документах должна стоять подпись аудитора, идентификационный код. Страницы нумеруются. Кроме этого, специалист указывает источники, из которых он взял информацию для оформления бумаг, приложения, фиксирующие хозяйственные и финансовые операции предприятия.

Классификация

Она проводится по разным критериям. В зависимости от периода ведения и исполнения, документы могут быть долгосрочными или непродолжительного использования. По источникам и способу получения бумаги делят на полученные от сторонних субъектов или от инспектируемого предприятия, а также оформленные самим специалистом. В зависимости от назначения, документы могут быть:

1. Обзорными.
2. Проверочными.
3. Информативными.
4. Подтверждающими.
5. Сравнительными.
6. Расчетными.
7. Аналитическими.

По форме предоставления выделяют графические, текстовые, табличные и комбинированные бланки. В зависимости от техники оформления, бумаги могут быть рукописными или заполненные с использованием ПК.

Рабочие документы аудитора: пример

Бумаги, которые использует специалист в ходе проверки, отражают различную информацию. В соответствии с этим, выделяют бумаги с данными:

1. Правового характера.
2. О руководстве и сотрудниках компании.
3. О структуре и организации фирмы.
4. Об экономических основах деятельности предприятия. В таких документах описывается финансовая политика компании.
5. О системе бухучета. К их числу относят отчетности, первичные бумаги и пр.
6. Об организационно-функциональных задачах. Сюда можно отнести планы, программы проверок, перечни мероприятий и процедур и пр.
7. Об оценке риска. К ним относят расчеты.
8. По проверке отдельных показателей и статей предприятия.

К рабочим документам также следует относить рекомендации и предложения, корреспонденцию специалиста.

Особенности содержания

Специалист должен отразить в документации сведения о:

1. Планировании проверки.
2. Характере, сроках и объемах выполненных мероприятий, их результатах.
3. Выводах, которые были сформулированы на основании полученных и проанализированных материалов.

В бумагах должно присутствовать обоснование всех ключевых моментов, по которым будет выражаться итоговое мнение.

Нюансы

1. Характер задания.
2. Требования, которым должно соответствовать заключение.
3. Особенности и характер деятельности инспектируемого субъекта.
4. Использование контрольных приемов и методов в ходе выполнения проверки.

Рабочие документы - собственность аудиторской фирмы. Она вправе совершать с ними любые действия по своему усмотрению, если они не противоречат законодательству, прочим нормам и профессиональной этике. Некоторые документы или выдержки из них могут быть представлены инспектируемому предприятию. Но они не могут являться заменой бухгалтерских записей.

Хранение

После окончания проверки документация подлежит сдаче в архив Бумаги брошюруются, складываются в папки, заведенные для каждой инспекции отдельно. В рабочей документации, содержащейся в файлах "постоянное и текущее досье", страницы нумеруются, а на специальных листах указывается их число. Бумаги постоянных клиентов хранятся в одном комплекте. Документы в таких папках распределяются в хронологическом порядке. Файлы "специального" и "постоянного" досье допускается переносить из одного года в другой. Ведущий специалист либо другие аудиторы, подчиненные ему, должны обязательно отмечать на документах изменения, если они имели место, дату внесения корректировок. Записи подтверждаются подписями. Сохранность документов, оформление, передачу их в архив обеспечивает ведущий специалист, ответственный за определенную проверку.

Дополнительно

В каждом документе должны присутствовать идентификационные параметры. К ним, в частности, относят наименование инспектируемого лица, период проверки и так далее. Кроме этого, в бумагах необходимо приводить идентификационные индексы, а также перекрестные ссылки. Это обеспечивает более быстрое комплектование их в файлы. В конце каждой папки указывается Ф.И.О. ответственного сотрудника и его подпись. Документация может храниться на бумажных или электронных носителях, а также на фотопленке. Срок содержания бумаг, сданных в архив, не меньше пяти лет.

Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон) применяется с 2012 года.

Введена обязанность передачи документов при смене руководителя

Федеральным законом от 28.06.2013 № 134-ФЗ статья 29 «Хранение документов бухгалтерского учета» дополнена пунктом 4, согласно которому при смене руководителя организации должна обеспечиваться передача документов бухгалтерского учета организации.

При этом новым пунктом 4 статьи 29 Закона установлено, что порядок передачи документов бухгалтерского учета определяется организацией самостоятельно.

Это означает, что указанный порядок организация должна закрепить в бухгалтерской учетной политике или ином локальном стандарте, регулирующем особенности ведения бухгалтерского учета в организации.

Новая норма применяется с 30.06.2013 г.

Установлены случаи, когда организация обязана составлять промежуточную бухгалтерскую отчетность

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ с 01.09.2013 г. вводится в новой редакции пункт 4 статьи 13 «Общие требования к бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Экономический субъект должен составлять промежуточную бухгалтерскую (финансовую) отчетность в случаях, когда такая обязанность установлена:

Законодательством Российской Федерации;

Нормативными правовыми актами органов государственного регулирования бухгалтерского учета;

Договорами, учредительными документами экономического субъекта;

Решениями собственника экономического субъекта.

На заметку

Согласно п. 1 ст. 30 Закона до утверждения новых федеральных и отраслевых стандартов применяются действующие правила ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.

Согласно п. 48 ПБУ 4/99 организация должна составлять промежуточную отчетность за месяц, квартал нарастающим итогом с начала отчетного года, если иное не установлено законодательством Российской Федерации.

Вводится обязанность по представлению аудиторского заключения

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ с 01.09.2013 г. изменена редакция пункта 10 статьи 13 «Общие требования к бухгалтерской (финансовой) отчетности».

Теперь в случае опубликования, а также представления бухгалтерской (финансовой) отчетности, которая подлежит обязательному аудиту, такая бухгалтерская (финансовая) отчетность должна опубликовываться и представляться вместе с аудиторским заключением.

Введение указанной нормы связано с тем, что новым Законом аудиторское заключение было выведено из состава годовой бухгалтерской отчетности, представляемой пользователям (см. статью 14 Закона).

Соответственно, организации, которые подлежат обязательному аудиту, начиная с годовой бухгалтерской отчетности за 2013 год, должны будут вместе с бухгалтерской (финансовой) отчетностью представить пользователям аудиторское заключение.

На заметку

Случаи и порядок проведения обязательного аудита установлены статьей 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ «Об аудиторской деятельности».

Установлены сроки хранения аудиторского заключения

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ дополнен пункт 1 статьи 29 «Хранение документов бухгалтерского учета».

Установлено, что аудиторское заключение о бухгалтерской (финансовой) отчетности подлежит хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

Норма применяется с 01.09.2013 г.

На заметку

Сроки хранения документов бухгалтерского учета и отчетности установлены в разделе 4 Приказа Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Уточнены требования к главным бухгалтерам

В пункте 4 статьи 7 «Организация ведения бухгалтерского учета» содержатся требования, которым должны отвечать главные бухгалтеры (иные должностные лица, на которых возлагается ведение бухгалтерского учета):

Открытых акционерных обществ (за исключением кредитных организаций);

Страховых организаций;

Негосударственных пенсионных фондов;

Акционерных инвестиционных фондов;

Управляющих компаний паевых инвестиционных фондов;

Экономических субъектов, ценные бумаги которых допущены к обращению на организованных торгах (за исключением кредитных организаций);

Органов управления государственных внебюджетных фондов;

Органов управления государственных территориальных внебюджетных фондов.

В частности, пп. 1 п. 4 ст. 7 (в новой редакции) установлено, что главный бухгалтер вышеперечисленных организаций должен иметь высшее образование .

В прежней редакции было указано – «высшее профессиональное образование». Теперь слово «профессиональное» из указанной нормы исключено. Это связано с принятием Федерального закона «Об образовании в Российской Федерации», которым определено, что относится к «профессиональному образованию».

Соответствующие изменения внесены в пп. 2 п. 4 ст. 7 о требовании к стажу главного бухгалтера. Главный бухгалтер вышеперечисленных организаций должен иметь стаж работы, связанной с ведением бухгалтерского учета, составлением бухгалтерской (финансовой) отчетности либо с аудиторской деятельностью, не менее трех лет из последних пяти календарных лет, а при отсутствии высшего образования по специальностям бухгалтерского учета и аудита - не менее пяти лет из последних семи календарных лет. В данной норме понятие «высшее профессиональное образование» также заменено на «высшее образование».

Изменения внесены Федеральным законом от 02.07.2013 № 185-ФЗ и применяются с 01.09.2013 г.

Установлены требования к главным бухгалтерам финансовых организаций

Согласно пункту 7 статьи 7 «Организация ведения бухгалтерского учета» главный бухгалтер кредитной организации должен отвечать требованиям, установленным Центральным банком Российской Федерации.

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ указанная норма дополнена. С 01.09.2013 г. требованиям Банка России также должен отвечать главный бухгалтер некредитной финансовой организации.

Изменен порядок разработки и утверждения отраслевых стандартов бухгалтерского учета

Федеральным законом от 23.07.2013 № 251-ФЗ внесены изменения в пункты 1 и 2 статьи 25 «Совет по стандартам бухгалтерского учета» и исключены из указанной статьи пункты 3 и 4.

Установлено, что Совет по стандартам бухгалтерского учета при Минфине России проводит экспертизу проектов не только федеральных, но и отраслевых стандартов бухгалтерского учета.

Ранее правом экспертизы проектов отраслевых стандартов наделялись органы государственного регулирования бухгалтерского учета в соответствующей сфере экономической деятельности. Из новой редакции статьи 25 Закона указанная норма исключена.

Правом разработки и утверждения отраслевых стандартов наделяется только Банк России в пределах его компетенции (пп. 1 п. 2 ст. 23 Закона в новой редакции).