Методика подготовки и проведения инвентаризации. Методы инвентаризации

Любая инвентаризация направлена на установление точности данных, выявление ошибок и осуществление контроля. Но порядок проверки может отличаться в зависимости от конкретных задач. Какие виды инвентаризации существуют?

Основной способ бухгалтерского наблюдения за оборотом хозяйственных средств и их состоянием это ведение документации. Но возможность расхождения учетных данных с действительными остатками не исключена.

В целях контроля над сохранностью имущества и ценностей и полного соответствия учетных данных реальным остаткам осуществляется инвентаризация. Какие виды инвентаризации бывают?

Общие сведения

Инвентаризация является элементом бухгалтерского метода учета. При этом одновременно ею исполняются контрольные функции.

Обнаруженные в процессе инвентаризации расхождения фактических показателей с данными учета становятся основанием для проведения служебного расследования касательно деятельности сотрудников, несущих .

Отдельные расхождения, как то значительный переизбыток ценностей или большая недостача, нереальность кредиторских и дебиторских задолженностей, отображенных в учетной документации, могут выступать как признаки противоправного деяния.

Таким образом, при реализации контрольных функций инвентаризации обретает значимость и возможность выявления признаков преступления.

Доминирование контролирующей, учетной или выявляющей преступления функции находится в зависимости от вида инвентаризации и конкретно поставленных целей ее осуществления.

Потому столь существенное значение обретает классификация видов инвентаризации по признакам доминирующих функций, основаниям для проведения и объему инвентаризуемых объектов.

Определения

Инвентаризация это проверка, при которой сравнивается фактическое наличие проверяемого имущества и отображение его количества в учетной документации.

При этом выявляются малейшие расхождения с учетом, и осуществляется поиск причин несоответствия. В сущности, инвентаризация является основным способом контроля над сохранностью имущественных ценностей любой организации.

В современной экономике понятие инвентаризации весьма многогранно. Различается несколько классификаций, на основании которых характеризуется процесс проверки.

Так, прежде всего, инвентаризация может быть обязательной или инициативной – по признаку обязательности проверки.

Инвентаризация обязательного характера выполняется в соответствии с законодательными требованиями и в случаях, предопределенных законом.

Инициативные инвентаризации проводятся по решению руководства предприятия и частота их, как и основания, практически ничем не ограничены.

Также следует различать классификацию инвентаризационных проверок по месту проведения. Например, имущество может инвентаризоваться:

• в кассе;
• в производстве;
• в складских помещениях;
• на торговых площадях и т.д.

Что касается объектов инвентаризации, то таковыми могут выступать абсолютно любые объекты бухгалтерского учета. То есть основные средства, материальные запасы, готовая продукция, денежные средства, финансовые обязательства, товары и прочее.

Различают инвентаризацию и по видам, в частности:

• по методу проведения;
• по объему;
• по назначению.

С какой целью проводится

Основной задачей инвентаризации является установление точности и достоверности учета на предмет соответствия фактических показателей учетным. Для этого объекты инвентаризации пересчитываются, измеряются, взвешиваются.

Итоговые показатели сравнивают с данными, отраженными в ученой документации. Но обладает инвентаризация и некоторыми побочными результатами.

С помощью такой проверки можно:

Цели любого вида инвентаризации можно определить как:

• проверка правильности учета;
• выявление ошибок и расхождений;
• контроль над сохранностью имущества;
• проверка условий сохранения ценностей;
• проверка следования принципам материальной ответственности;
• контроль над отображением хозопераций в бухучете.

Необходимость проведения инвентаризации заключена в том, что возможные ошибки учета могут вести к значительным материальным потерям.

Кроме того отдельные материальные ценности в процессе сохранения могут изменять свои первоначальные характеристики, что ведет к естественной убыли, какую нужно своевременно учесть.

Также при помощи такого контроля проверяется компетентность сотрудников и их соответствие занимаемой должности.

Действующие нормативы

Нормативом, который регламентирует правила и порядок проведения инвентаризационных проверок в организациях на территории РФ выступает .

Им подтверждаются Методические указания, касающиеся инвентаризации имущества. Нюансы, которые не рассмотрены в данной инструкции, могут регулироваться внутренними нормативными актами организации.

Некоторые предприятия практикуют ежемесячное или ежеквартальное проведение инвентаризации, что находится всецело на усмотрении руководства.

Но инвентаризация накануне подготовки годовой бухгалтерской отчетности является обязательным требованием ко всем организациям.

Не проведение обязательной инвентаризации может приравниваться к отсутствию бухучета, что чревато применением административных санкций к .

Неправильное оформление итогов инвентаризации грозит искажением бухгалтерской отчетности, что тоже административно наказуемо.

Виды инвентаризации в бухгалтерском учете

Какие виды инвентаризации существуют? Среди видов инвентаризации выделяют проверки:

Поможет наглядно представить, какие существуют виды инвентаризации таблица с перечнем основных разновидностей проверок:

Если итоги проведенной проверки сомнительны, то выполняется инвентаризация повторная.

По завершении может осуществляться контрольная инвентаризация, предполагающая оценку правильности действий комиссии и точности соблюдения правил процедуры.

В аптеке

Проведение инвентаризации в аптеке предполагает проверку всех хранящихся товарно-материальных ценностей и денежных средств, оргтехники, оборудования и бытовой техники, применяемой в повседневной работе.

Как правило, в аптечных учреждениях применяются три вида инвентаризации:

Кроме того в аптеке проводятся внеплановые инвентаризации при каждом увольнении сотрудника или приеме нового работника, поскольку весь персонал аптеки несет материальную ответственность за сохранность ценностей.

Такая же проверка может проводиться при выявлении кражи либо возникновении порчи товаров.

В магазине

В магазине инвентаризация может быть частичной или полной. Целесообразным считается ежемесячное проведение полной проверки и ежедневное осуществление частичной ревизии по определенным товарным группам.

При этом для разных типов товаров может устанавливаться различная периодичность проверок, в зависимости от степени риска возникновения недостач. Чем ниже риск, тем реже ревизуются товары.

Частичная инвентаризация в магазине может проводиться в любое время по отдельному участку. Это способствует выявлению расхождений по причинам хищений покупателями или персоналом, пересортицей товара, естественной убыли.

Частично проверять товары можно, не прекращая деятельность магазина. Впоследствии допускается объединение итогов частичных инвентаризаций.

При полной инвентаризации требуется закрытие магазина и прекращение торговли. В этой ситуации сначала выводятся учетные остатки, а затем подсчитывается реальное количество товаров.

Земельных участков

Виды инвентаризационных проверок земельных участков делятся на инвентаризацию первичную (основную) и текущую. При основной проверке выполняется описание земель, их съемка.

Идентификации подлежат расположенные на участках объекты недвижимости с указанием их точного месторасположения. Непременно создаются схематические чертежи и экспликации отдельных участков.

Текущая инвентаризация земель требуется при необходимости возведения новых зданий или сносе уже существующих. Также текущая проверка проводится при изменениях во внутренних ситуационных планах относительно границ земельных участков.

В независимости от вида инвентаризация земельных участков состоит из таких этапов как:

На складе

Инвентаризация в складских помещениях бывает трех видов:

Обязательно инвентаризация склада происходит при смене ответственных материально сотрудников, в преддверии составления отчетности, при выявлении фактов хищения или порчи товаров.

Научно-технической деятельности

Инвентаризационная проверка научно-технической деятельности предполагает изучение прав на результаты такой деятельности. Это способствует правильному учету прав и правомерному их применению в гражданском обороте.

Подобная проверка бывает обязательной и инициативной. Проверку обязательную осуществляют в ситуациях, предусмотренных законодательством.

Инициативная проверка может реализовываться по решению собственника имущества либо юрлица, владеющего данным имуществом на праве оперативного управления или хозяйственного ведения.

В процессе инвентаризации результатов научно-технической деятельности:

Какой бы не применялся вид инвентаризации, важно тщательно соблюсти установленный порядок процедуры.

Любое несоответствие может стать основанием признания итогов проверки недействительными. Правильно проведенная инвентаризация обеспечит достоверность учета и сохранность имущества.

Федеральным законом № 129-ФЗ, а также Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ установлено, что организации обязаны проводить инвентаризацию:

Статья 12. Инвентаризация имущества и обязательств.

1. Для обеспечения достоверности данных бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности организации обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств, в ходе которой проверяются и документально подтверждаются их наличие, состояние и оценка.
Порядок и сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно.

2. Проведение инвентаризации обязательно:
при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже, а также при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия;
перед составлением годовой бухгалтерской отчетности;
при смене материально ответственных лиц;
при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества;
в случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;
при реорганизации или ликвидации организации;
в других случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации.

3. Выявленные при инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета отражаются на счетах бухгалтерского учета в следующем порядке:
а) излишек имущества приходуется, и соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на увеличение финансирования (фондов);
б) недостача имущества и его порча в пределах норм естественной убыли относятся на издержки производства или обращения, сверх норм - на счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании убытков с них, то убытки от недостачи имущества и его порчи списываются на финансовые результаты организации, а у бюджетной организации - на уменьшение финансирования (фондов).

Инвентаризация ТМЦ - это проверка их фактического наличия в натуральном выражении. Инвентаризация проводится в целях проверки реальных количественных и стоимостных остатков товаров на соответствие с данными бухгалтерского учета. Результаты инвентаризации выявляют, сопоставляя фактические остатки товаров, указанные в инвентаризационной описи, с остатками по данным бухгалтерского учета на момент проведения инвентаризации.
В ходе инвентаризации проверяется и документально подтверждается наличие ТМЦ, соответствие розничных цен в торговом зале, визуально оценивается товарный вид, упаковка, наличие ценников и этикеток. Инвентаризации могут подвергаться все группы товаров (полная инвентаризация) или выборочные группы товаров (выборочная инвентаризация). Полная инвентаризация производится по указанию руководителя Компании или планово. Выборочная инвентаризация проводится по решению и распоряжению директора магазина. Инициатива по проведению инвентаризации, согласно договору о коллективной материальной ответственности, может исходить от сотрудников трудового коллектива магазина. Материально ответственные сотрудники вносят предложения о порядке урегулирования выявленных недостач, излишков и потерь товаров.

Необходимые условия при проведении инвентаризации:
выявлены все ошибки при приемке или при оприходовании товара;
по факту присутствуют минимальные остатки по проверяемым наименованиям;
во время инвентаризации в торговом зале присутствует минимальное количество покупателей;
присутствует обученный персонал, работающий в нужную смену;
желательно присутствие менеджера по группе инвентаризируемого товара;
в момент инвентаризации компьютерная техника и оборудование исправны;
инвентаризация проводится во время и сроки при которых материальные затраты Компании минимальны.
не проводятся работы с базой данных учетной программы;

Процедура проведения инвентаризации состоит из нескольких этапов.

ПЕРВЫЙ ЭТАП– подготовительный.

– подготовка товаров к проведению инвентаризации;
– подготовка документов, необходимых для проведения инвентаризации;
– формирование списка сотрудников для проведения инвентаризации;
– определение сроков проведения и видов инвентаризуемых товаров;
В день, предшествующий инвентаризации, сотрудники магазина приводят в порядок товарные группы подлежащие инвентаризации. Для сканирования ТСД товары должны иметь этикетки со штрих-кодом. В торговом зале и местах хранения производят расстановку товара по ассортименту. Директор магазина после снятия отчётов отделов о продажах создаёт в учётной программе документы «Инвентаризационная опись» отдельно по каждой группе или сводный. (ИНВЕНТАРИЗАЦИОННАЯ ОПИСЬ по форме ИНВ-3 от 18 августа 1998г) За отделом, производящим инвентаризацию закрепляется опытный продавец или менеджер по группе товаров. Определяются сотрудники магазина, проводящие инвентаризацию. Директор магазина проверяет по базе данных, все ли приходно-расходные документы, касающиеся проверяемой товарной группы или конкретного товара закрыты.

ВТОРОЙ ЭТАП –выявление и проверка фактического наличия товаров, а также составление инвентаризационных описей.

Продавцам ставится задача посчитать количество единиц товара вручную или путем сканирования на ТСД. Сотрудник, работающий с учётной программой принимает информацию о товаре на ТСД или документ «Сверка наличия», заполненный вручную и вводит данные фактического остатка в учетную программу.
Во время инвентаризации все операции по приему и отпуску товаров по инвентаризуемой группе должны быть прекращены. Товары, фактически поступившие после начала инвентаризации, – оприходованы после даты инвентаризации.
Просчитанный товар, не подлежит продаже с момента начала его пересчета до особого разрешения директора магазина.
В ходе инвентаризации в учётной программе составляются документы «Инвентаризационная опись», в которые заносятся сведения о фактическом наличии и реальности остатков товаров. Документы «Инвентаризационная опись» являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача сотрудников на этом этапе – наиболее полно и точно внести данные, а затем правильно и своевременно оформить материалы инвентаризации. Инвентаризационные описи можно заполнять как от руки, так и с использованием средств компьютерной техники. В любом случае, в них не должно быть помарок и подчисток. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, количества и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все материально ответственные лица отдела. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку товаров в их присутствии, об отсутствии претензий и принятии перечисленного в описи товара на ответственное хранение. Если инвентаризация имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

ТРЕТИЙ ЭТАП – это сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета:

Выявляются расхождения в учетной программе с фактическими остатками. Директор магазина совместно с сотрудниками, проводившими инвентаризацию определяются причины расхождений, при необходимости сверяется движение ТМЦ за период с момента предыдущей инвентаризации.

ЧЕТВЁРТЫЙ ЭТАП– оформление результатов инвентаризации.

На этом этапе данные бухгалтерского учета приводятся в соответствие с результатами инвентаризации. Лица, виновные в неправильном учете имущества, привлекаются к административной ответственности, материально ответственные лица привлекаются к материальной ответственности согласно коллективного договора о материальной ответственности.
Результат инвентаризации:
2 экз. – «Сверка наличия», с подсчетом количества товаров продавцами. При подсчёте с помощью ТСД (терминала сбора данных) документ не оформляется. Заверяется подписями сотрудников проводивших инвентаризацию. Оригинал – в бухгалтерию. Ксерокопия в магазин.
2 экз. – Итоговый документ «Инвентаризационная опись» с подписями материально ответственных лиц. Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Документ «Списание ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» . Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Документ «Оприходование ТМЦ». Прилагается к «Инвентаризационной описи» Заверен подписями сотрудников проводивших инвентаризацию.
2 экз. – Приложение: Реестр документов «Инвентаризационная опись», «Оприходование ТМЦ», «Списание ТМЦ». Составляется в случае полной инвентаризации.

ПОСЛЕДНИЙ ЭТАП – сопоставление данных инвентаризационных описей с данными бухгалтерского учета

Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в количественном и стоимостном выражении по розничным ценам, сложившимся на дату инвентаризации. При составлении документов списания и ввода остатков ТМЦ необходимо учитывать пересортицу ТМЦ, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы. Бухгалтерия учитывает разницу в стоимости товаров и взыскивает с материально ответственных лиц согласно договору о коллективной материальной ответственности.

ПРИМЕЧАНИЯ:

Время проведения и продолжительность инвентаризации. Определяется исходя из объёмов товарных групп, количества сотрудников участвующих в инвентаризации, возможности проведения инвентаризации в рабочее магазина.

Ассортимент для проверки. Проводить инвентаризацию по всему ассортименту или по его части, - зависит от количества наименований товара, количества персонала, участвующего в инвентаризации и степени автоматизации данного процесса.

Подготовка к инвентаризации. Ассортимент изолируется от покупателей. По возможности склад перестает отгружать товар проверяемого ассортимента. При проведении выборочной инвентаризации нужно убедиться в отсутствии проверяемого ассортимента в других частях торгового зала, местах возможного хранения брака. Должны быть учтены возможные «недовозы» товара со склада Компании. Весь персонал должен быть информирован о возможных проблемах, возникающих во время проведения инвентаризации.

Подсчет. Должен быть осуществлен подсчет всех товарных единиц (одна за другой). Категорически запрещается производить подсчёт по наименованиям в поиске недостающих единиц. На складе (в подсобном помещении) рекомендуется соблюдать строгое закрепление мест хранения за определенными товарами. Это уменьшает количество административных ошибок.

В случае, если инвентаризация проводится в рабочее время, подсчитанный товар может сразу поступать в продажу.

Распределение работы между проверяющими. Определить количество товарных групп для каждого сотрудника. Все товарные единицы зоны должны быть просканированы и подтверждены.
Контроль и подтверждение инвентаризации. Убедитесь, что итоговое число товарных единиц соответствует проверенному количеству. Т.е. убедитесь, что весь товар вошел в инвентаризацию. Убедитесь в том, что все товарные единицы были просканированы, а также в том, что подсчет был осуществлен корректно - все товарные единицы были подсчитаны только один раз. Подтвердите итог инвентаризации.

Сверка несоответствий. По окончании пересчета магазин работает в нормальном режиме и начинается бухгалтерская фаза, т. е. по сличительным ведомостям составляется список несоответствий между фактическим и учетным количеством. Несоответствия по возможности устраняются.
Если инвентаризация выборочная, она повторяется до тех пор, пока не будет проверен весь ассортимент.Затем составляется полная «Инвентаризационная опись». Таким образом, достигается полная картина о состоянии товара в магазине. После этого надо пересчитать те позиции, по которым выявлены несоответствия.

Как показывает практика, серия выборочных инвентаризаций позволяет поддерживать товарный учет на высоком уровне. Однако полная инвентаризация необходима, т. к. отдельные ошибки могут остаться неучтенными.

Конкретизация применения в ТиС V7.7

Порядок проведения инвентаризации утверждается руководителем Компании. Доводится до всех сотрудников, участвующих в инвентаризации.Это директор магазина, продавцы, бухгалтерия.
Плюс методики в том, что согласуются действия сотрудников на каждом этапе работ.
Каждый знает ЧТО делает и за ЧТО отвечает. Данная методика определяет и порядок проведения выборочных инвентаризаций, которые необходимы для устранения пересортицы товаров, имеющих разницу в стоимости.
Формы документов стандартные. Приведены в четвертом этапе.
Применение данной методики в нашей Компании позволило проводить полную инвентаризацию магазина с ассортиментом в 6500 наименований без закрытия торгового зала. Инвентаризации проводились по группам товаров ежедневно за час-полтора после снятия продаж.
Примечание. Для планирования времени инвентаризации и инвентаризируемых групп товаров - распечатывались остатки по группам (в штуках), составлялся график инвентаризации. См. пример.

Шаблон для построения графика инвентаризации

Инвентаризация – важный процесс, который позволяет контролировать остатки ТМЦ, основных средств, финансов на предприятии. Мы расскажем, какие виды инвентаризации бывают максимально подробно.

Что такое инвентаризация?

Инвентаризация – один из методов оценки имеющегося имущества в бухучете, который представляет собой проверку ТМЦ, ОС, финансов на предприятии, их состояние. Процесс проведения представляет собой сравнение фактического наличия имущества с тем, что указано в документах. Другими словами, эта проверка является одним из самых действенных способов для контроля сохранности имеющегося в компании имущества.

При проведении инвентаризации очень важно помнить, что именно будут проверять. Так, при проверке будет проводиться учет:

• Финансовых активов.
• Готовой продукции.
• Производственных запасов.
• Нематериальных активов.
• Основных средств.
• Запасов денежных средств.
• Товаров и т.д.

Также нужно помнить про наличие резервов, кредитов, иных кредиторских задолженностей, которые относятся к финобязательствам и также требуют контроля и проверки.

Проведение инвентаризации регламентируется приказом минфина РФ № 49 от 1995 года, который утвердил сроки и правила проведения процедуры.

Цели инвентаризации – какие можно достичь?

Поскольку инвентаризация это проверка, она преследует такие цели, как:

• Сначала описывается все имеющееся в компании имущество, затем переписывается имущество, записанное в документах, что позволит выявить недостачу, если она есть.
• Проводится подсчет количества ресурсов организации по факту, использующиеся в производственной деятельности.
• Для выявления недостачи или излишком обязательно сверяется наличие всего имущества по факту с тем, сколько записано в учете.
• Проводится контроль, что очень важно, полноты отражение имущества в учете.
• Проверяющие контролируют правила хранения имущества, их эксплуатации, выполнения обязательств, взятых на себя руководством компании.
• Также инвентаризация позволяет проверить эксплуатацию матактивов, хранение ТМЦ, ценных бумаг, финансов и иного имущества организации.

Но главная цель – сравнение фактического имущества с тем, что описано в документах и правила эксплуатации.

Виды инвентаризации – какие бывают?

Классификация инвентаризация весьма обширна, потому в нашей статье мы рассмотри все ее виды в отдельности. Для начала следует изучить разделение проверки по методу проведения:

• Натуральная.
• Документальная.

Первая проверка – зрительное наблюдение и запись имеющегося имущества, его количество и состояние. На данном этапе проверяющие подсчитывают товар, взвешивают его и т.д. Документальная проверка подразумевает изучение имущественных прав, записанных в бухучете, соблюдение финансовых обязательств компании перед кредиторами и бюджетом, и т.д. также на данном этапе изучаются и сверяются имеющиеся в компании документы, которые подтверждают право владения ТМЦ, ОС и т.д.

Кроме того, выделяют такие виды, как:

• Полная, проводится по объему.
• Выборочная, сплошная. По методу проведения.
• Плановая, контрольная. По назначению.

Давайте более подробно рассмотрим все нюансы проверок в табличке.

Порядок проведения инвентаризации – шаг за шагом

Порядок и сроки проведения инвентаризации принимаются руководителем компании вместе с принятием учетной политики или отображается в отдельном приказе. Кроме сроков проведения полной инвентаризации в документ нужно отразить количество проведения проверок в году, перечень инвентаризируемого имущества и обязательств.

Кроме того, в организации должна быть создана инвентаризационная комиссия, в состав которой входить руководитель или его заместитель, главбух или экономист, начальник проверяемого одела, представители общественности при необходимости. Если предстоит проверить большой объем работы, нужно создать несколько рабочих инвентаризационных комиссий, при этом в их состав должны быть включены опытные специалисты, которые хорошо знают правила проведения проверок, первичный учет, порядки формирования цен на товары и т.д.

Члены комиссии утверждаются руководителем – в случае отсутствия хотя бы одного человека, результаты проверки могут признать недействительными.

Кроме состава комиссии, в приказе о проведении инвентаризации нужно указать следующее:

• Причины проведения проверки.
• Перечень имущества и обязательств, которые следует проверить.
• Место проведения.
• Сроки сдачи документ в бухгалтерию.
• Сроки проведения инвентаризации.

Участники инвентаризационной комиссии:

• Проводят проверку ТМЦ и денежных средств.
• Вместе с представителями бухгалтерии разрабатывают предложения по зачету излишком и недостач, по списанию недостачи.
• Могут выносить вопросы, касающиеся хранения ТМЦ, улучшения их учета, контроля за хранением.

При этом созданные на предприятиях комиссии несут ответственность за:

• Своевременность проведения проверок в соответствии с приказами руководства.
• Полноту внесения записей, их точность при проведении инвентаризации.
• Правильность указания всей информации при проведении проверки, включая тип товара, сорт, марку оборудования и т.д.

При внесении заведомо ложных данных для сокрытия недостачи или наличия излишков, члены комиссии могут быть привлечены к ответственности.

Документальное оформление – как правильно делать?

После проведения инвентаризации материально-ответственное лицо отдела, где была проведена проверка, ставит подписи на двух экземплярах документов. Это подтверждает, что он ознакомлен с результатами инвентаризации, не имеет претензий к членам комиссии. Также ставят подписи и члены комиссии. Заполненные описи передаются в бухгалтерию, после чего специалисты составляют сличительную ведомость, где указывается расхождение между данными бухучета или фактическим наличием товаров.

После проведения инвентаризация данные передаются руководителю компании для ознакомления. При наличии излишков или недостачи именно руководитель компании принимает решение о взыскании с виновных лиц.

Кроме того, есть несколько нюансов документального оформления инвентаризации:

Сначала оформляются первичные документы.

• Вносить исправления можно только в том случае, если будет сноска об исправлении ответственных лиц.
• В документ не должно быть пустых граф, куда можно вписать ненужную информацию.
• Документы нужно скрепить и вложить в одну папку.
• Все страницы описи следует пронумеровать.

Недостача или излишки – что делать?

Документальное оформление недостачи либо излишков следует оформлять после инвентаризации. При этом вместе с документом, где перечислены недостачи или излишки, необходимо обязательно приложить все документы, которые требуются для фиксации товаров или средств в кассе.

К ним относят:

• Акты о проведенной инвентаризации.
• Журнал регистрации ТМЦ.

При списании нужно упираться на политику предприятия и нормы естественной убыли, правда, ее можно списать только после всех расчетов в бухгалтерии и проверки руководства. Также после этого будет известно, нужно ли проводить проверку на предприятии с целью выявления лиц, виновных в несоответствиях, обнаруженных при проверке.

Отвечает за недостачу руководитель компании, который должен определиться, что с ней делать – списать на расходы или взыскать сумму недостачи с виновных. Чаще всего мелкие недостачи списываются из кредита в дебет – это норма действует на основание статья 12 ФЗ «О бухгалтерском учете», если не найдены виновные. Урегулировав вопрос с недостачей, руководитель оформляет приказ и передает его в бухгалтерию.

В случае если комиссия выявила виновных в недостаче или излишках, то наказание, естественно, будут нести они. При этом руководитель предприятия вправе подать в суд для взыскания суммы ущерба.

Виновные будут возмещать ущерба в случае:

• Наличия доказательств их вины.
• Признания вины самим сотрудником. Тут нужно написать объяснительную, в которой следует указать причины.
• Вина была доказана инвентаризационной комиссией.
• Руководитель издал приказ о взыскании суммы ущерба из заработной платы сотрудников.

Но важно помнить и то, что в случае наказания сотрудника, который невиновен в нанесенном ущербе, он вправе обратиться в суд для защиты своих прав.

Вконтакте

Что такое инвентаризация?

Данное определение включает в себя проверку имущества компании, а также ее финансовые обязательства за конкретный промежуток времени в результате сравнения фактически полученных данных со сведениями из бухгалтерского учета. Таким образом, подобная процедура осуществляет так называемый фактический контроль за сохранностью имеющихся средств и ценностей. Кроме того, это эффективный метод наблюдения и проверок правильности отображения операций в бухгалтерских счетах, соблюдения финансовой дисциплины, а также нахождения и корректировки расхождений среди фактических данных, которые были получены в результате самого процесса мониторинга.

Основные задачи

Все виды инвентаризации направлены на исследование точности данных, своевременное выявление ошибок, контроль за уплатой необходимых налогов и отчислений, соблюдение правил материальной ответственности, выявление неходовых, устаревших, а также залежавшихся товаров и многое другое.

Основные причины

В настоящее время различается несколько оснований для проведения вышеописанного процесса. Перечислим некоторые из них:

• Аварии и стихийные бедствия.
• Злоупотребление служебными полномочиями.
• Проведение аудиторских проверок.
• Судебно-следственные требования.
• Недоверие к материально ответственным лицам.
• Кражи.
• Изменение свойств и качеств товаров и материальных ценностей.
• Выявление ошибок, которые влекут за собой значительные материальные потери.

В современном мире существует несколько классификаций, благодаря которым тот или иной процесс можно отнести к одной из данных категорий.

Рассмотрим такое разделение подробнее. По обязательности проведения выделяют следующие виды инвентаризации: обязательная и инициативная.

Первая, как следует из названия, должна выполняться в соответствии с действующим законодательством. Ко второй группе можно отнести те проверки, которые назначаются решением руководителя компании или предприятия. В свою очередь, существует также классификация по месту проведения, в соответствии с которой инвентаризация материальных ценностей может проводиться:

• в производстве;
• в кассе;
• на торговых площадях;
• на складах.

Виды инвентаризации также могут различаться по периодичности (плановая, внеплановая и периодическая) и по методам проведения (натуральная и документальная).

Виды проверок по степени охвата

В данном случае выделяют следующие виды проверок:

• полная;
• частичная;
• выборочная.

Следует отметить, что первая категория включает в себя мониторинг всех объектов имущества и финансовых обязательств организации. Вторая группа подразумевает проверку по какому-либо одному или нескольким критериям. Третий тип необходим тогда, когда следует исследовать работу материально ответственных лиц или же какого-либо отдельного участка производства.

Контроль объектов бухгалтерского учета

В настоящее время наиболее часто проводится инвентаризация статей баланса. Сюда входят: материальные запасы, ценные бумаги, основные средства, готовая продукция, денежные документы, товары в торговой сети.