Кассовая книга. Бланк и образец заполнения

Для того, что бы держать все под контролем и иметь возможность легкого отслеживания движения средств, на вашем предприятии должна быть заведена кассовая книга КО-4, а так же все расходные операции по выдаче наличности должны своевременно вносится в данную книгу.

Ведение данной книги заключается в том, что кассир, или сотрудник бухгалтерии вносит и фиксирует суммы получаемые предприятием или передаваемые другим лицам, через кассу. Вносить данные в данную книгу можно только при наличии соответствующего сопроводительного документа, таких как приходной или расходный кассовый ордер.

Кассовая книга (образец). Пример заполнения формы

Заполненный лист кассовой книги (форма КО-4). Начало листа

Ниже мы опишем как правильно заполнять кассовую книгу, а для визуального восприятия прикреплен образец формы КО-4.

Если ваша кассовая книга имеет бумажный вид, следите строго за тем, что бы все листы содержали нумерацию, даже если они на текущий момент пустые. На первой странице данной книги, должно быть указано полное число листов и данная информация обязана быть заверена мокрой печатью организации с подписью руководителя. Записи в книге ведутся ежедневно, и каждую операцию с наличкой непременно вносят в день ее свершения, и прикреплением сопроводительных документов, подтверждающих данную операцию.

При поступлении материальных ценностей в кассу, на бланке КО-4 необходимо вписать “Приход”, в случае, если средства изымаются из кассы, в данную строку вписываем слово “Расход”.

Каждая операция сопровождается порядковым номером, кратким содержанием операции, и номером счета (корреспондирующий с счетом наличности). Ежедневно, в конце рабочего дня (смены) кассир производит подсчет наличности в кассе, сверяет сумму поступивших и выбывших средств и на основании полученной информации, вносит ее в кассовую книгу в соответствующее поле “Остаток на конец дня: ____ руб. ___ коп.”

Заполненный документ, должен быть заверен личной подписью кассир и бухгалтер организации. Стоит отметить, что число подтверждающих операции документов должно совпадать с числом дневных операций. Вся эта информация вносится в кассовую книгу КО-4 и фиксируется в 2-х экземплярах, первый остается в книге, а второй передается в бухгалтерию вместе с оригиналами подтверждающими документами.

Заполненный лист кассовой книги (форма КО-4). Конец листа с подписями

Каждое предприятие в ходе ведения хозяйственной деятельности сталкивается с использованием наличных средств, будь то выплата заработной платы сотрудникам через кассу, выдача наличных под отчет или оплата за товары и услуги. В статье мы расскажем о тонкостях учета кассовых операций, а также рассмотрим типовые проводки по кассе.

Под кассовым операциями понимают операции, при которых организация выдает и принимает наличные денежные средства в виде банкнот или монет. Осуществлять выдачу и принятие средств организация может как юридическим, так и физическим лицам. Ведение кассовых операций регламентируется порядком, описанный Налоговым кодексом РФ.

К основным кассовым операциям относят прием и выдачу наличности, хранение денежных средств в кассе и передача их в банк. Все операции осуществляются при обязательном соблюдении лимита кассы, сумма которого определяется каждым предприятием индивидуально и фиксируется в соответствующих документах.

В кассу могут осуществляться следующие поступления:

• оплата покупателя (заказчика) за товары, услуги, работы;
• возврат средств подотчетным лицом, ранее выданных на хознужды или на ;
• выручка от продажи продукции в розничной торговой сети;
• расчеты по кредитам;
• внесение процентов по акциям;
• возврат средств поставщиком;
• поступление денежных средств, приобретенных организацией у банка.

Основанием для внесения наличности в кассу является приходный кассовый ордер.

Выдача средств из кассы может осуществляться на следующие цели:

• выплата вознаграждения сотрудниками (заработная плата, премия, бонусы и прочее);
• оплата товаров, работ, услуг (как в виде аванса, так и за фактически полученные товары);
• страховое возмещение, выплата которого предусмотрена договором страхования;
• (как на хознужды, так и на командировочные расходы).

Из кассы могут быть выданы только средства, полученный в качестве выручки от реализованных товаров (работ, услуг). Если организация является посредником или занимается комиссионной торговлей, то все средства, полученные для оплаты в пользу третьих лиц, должны быть переданы в банк.

Основанием для выдачи наличных средств из кассы является расходный кассовый ордер.

Все операции по кассе должны быть отражены в кассовой книге.

Проводки по основным кассовым операциям

Для учета наличности в кассе, а также для отражения оборотов денежных средств используют .

Основные проводки операций по кассе рассмотрим на примерах.

Поступления и списание наличных денежный средств

Выдача средств сотрудникам под отчет, а также выдача заработной платы являются наиболее распространенным основанием для поступления средств из банка для их последующего списания.

Поступление наличности в кассу может осуществляться подотчетным лицом при возврате остатка средств, которые не были использованы на хознужды или с период командировки.

Рассмотрим каждую их вышеописанных ситуаций на примерах.

ООО «Бонус» осуществляет выплату сотрудникам заработной платы через кассу. Сумма, подлежащая выдаче, составляет 964 000 руб.

В учете ООО «Бонус» будут сделаны такие проводки:

Рассмотрим еще один пример с выдачей и поступлением средств через кассу:

ООО «Меркурий 1» осуществило выдачу средств под отчет сотруднику Медведеву А.Г. в сумме 500 руб. Деньги были выданы с целью приобретения бумаги для нужд бухгалтерии. По факту покупки бумаги, Медведев предоставил авансовый отчет и квитанцию об оплате на сумму 9 840 руб., НДС 1501 руб. Остаток неиспользованных средств Медведев А.Г. внес в кассу.

В учете ООО «Меркурий 1» данные операции были отражены следующим образом:

Инкассация наличности

Допустим:

ООО «Магнит Плюс» была передана инкассатору наличная розничная выручка для доставки в банк и зачисления на расчетный счет в сумме 856 000 руб. Согласно договору, стоимость инкассаторских услуг составляет 0,15% от инкассируемой суммы.

В учете ООО «Магнит Плюс» были сделаны такие проводки:

Проводки по недостаче в кассе

Предположим, что при передаче средств в сумме 856 000 руб. была выявлена недостача (8 400 руб.)

В таком случае бухгалтер ООО «Магнит Плюс» отразит такие операции в учете:

Выплата денежных средств учредителям в виде дивидендов

Допустим:

ООО «Олимп» было принято решения о распределении прибыли, полученной по итогам 2015 года, между участниками общества — учредителем Петренко и директору Сидоренко. Доля учредителя Петренко, который не является сотрудником ООО «Олимп», составляет 465 000 руб., доля директора Сидоренко — 118 000 руб.

В учете ООО «Олимп» были сделаны такие проводки:

Ольга Иванова, бухгалтер Intercomp
17.01.2013. «Бухгалтерские вести».

Торговая организация – организация, деятельность которой направлена на систематическое получение прибыли от купли-продажи товаров.

Кассовые операции торговой организации – это действия связанные с платежами, осуществляемыми путем наличных расчетов, т.е. действия по приему, выдаче и хранению наличных денег в кассе торговой организации.

Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации содержит общие положения о порядке ведения кассовых операций и устанавливает процедурные правила по следующим разделам:

• прием, выдача наличных денег и оформление кассовых документов;
• ведение кассовой книги и хранение денежных средств;
• ревизия кассы и контроль за соблюдением кассовой дисциплины.

Торговая организация, осуществляя расчеты наличными деньгами должна иметь кассу и соблюдать требования, установленные Порядком ведения кассовых операций. Ответственность за ведение кассовых операций несет кассир, с которым должен быть заключен договор о полной материальной ответственности.

Для учета наличия и движения денежных средств в кассе предприятия предназначен счет 50 «Касса». В Плане счетов бухгалтерского учета рекомендуется использование следующих субсчетов к этому счету:

• субсчет 1 «Касса организации»;
• субсчет 2 «Операционная касса»;
• субсчет 3 «Денежные документы».

Рассмотрим несколько подробнее назначение субсчетов, рекомендованных по счету 50 «Касса.

• 50.1 "Касса организации" - учитываются денежные средства в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 "Касса" должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.
• 50.2 "Операционная касса" - учитывается наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи и т.п. Он открывается организациями (в частности, организациями транспорта и связи) при необходимости.
• 50.3 "Денежные документы" - учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 "Касса" в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.

При необходимости, разумеется, организация вправе открывать и другие субсчета, способствующие наглядности и удобству ведения учета по счету 50 «Касса». Так, если предприятие производит операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» открываются соответствующие субсчета для учета операций по каждому виду валюты обособленно.

Таким образом, счет 50 «Касса» субсчет 1 «Касса организации» предназначен для учета всех наличных денежных средств в кассе предприятия. Счет 50 «Касса» субсчет 2 «Операционная касса» рекомендуется в основном для применения в транспортных организациях и на предприятиях связи. Однако некоторые торговые организации, имеющие сеть магазинов или постоянно действующих торговых точек, используют его для учета наличия и движения денежных средств по каждому подразделению. Счет 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы» используется не для учета наличных денежных средств, а для учета оплаченных денежных документов. Если торговая организация не ведет кассовых операций с денежными документами и иностранной валютой, а также не имеет подразделений, учет по счету «Касса» в такой организации будет осуществляться по счету 50 без открытия субсчетов, так как в них нет необходимости.

Документы при учете кассовых операций.

Поступление денежных средств и документов в кассу предприятия отражается по дебету счета 50 «Касса», а их выбытие – по кредиту.

Как и раньше, кассовыми документами являются приходный и расходный кассовые ордера, расчетно-платежная ведомость, платежная ведомость, кассовая книга.

Формы кассовых документов содержатся в Общероссийском классификаторе управленческой документации ОК 011-93. Он утвержден Постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 г. N 299.

• остаток наличных денег, полученных под отчет;
• наличные деньги, сдаваемые уполномоченным представителем обособленного подразделения в порядке, определенном юридическим лицом.

Документ составляется в одном экземпляре и подписывается главным бухгалтером или лицом, имеющим на это полномочия. Квитанция к приходному кассовому ордеру подписывается также главным бухгалтером или уполномоченным лицом и кассиром. Если бухгалтерский учет на предприятии ведется одним бухгалтером, на квитанции к приходному кассовому ордеру он расписывается дважды. Документ заверяется печатью (штампом) кассира, после чего квитанция выдается на руки лицу, внесшему деньги, а приходный кассовый ордер остается в кассе предприятия. В Положении N 373-П ничего не говорится о ведении журнала регистрации ПКО и РКО. Напомним, что согласно старому Порядку в этом журнале подлежат регистрации бухгалтерией приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их документы до передачи в кассу.

Выдача наличных денег в виде заработной платы, стипендий и других выплат проводится по РКО, расчетно-платежным ведомостям, платежным ведомостям. Документ выписывается в одном экземпляре, подписывается руководителем организации и главным бухгалтером или лицами, имеющими на это полномочия. В строке «Основание» работник бухгалтерии указывает содержание хозяйственной операции, по которой выдаются денежные средства, а в строке «Приложение» – прилагаемые к ордеру первичные и другие документы с указанием дат их составления и номеров (в случае наличия таких документов). Если на документах, прилагаемых к расходному кассовому ордеру, имеется разрешительная надпись руководителя организации (например, «Оплатить» с датой и подписью руководителя), подпись руководителя на расходном кассовом ордере не обязательна.

Выдавая деньги по расходному кассовому ордеру, кассир обязан потребовать паспорт или другой документ, удостоверяющий личность. Реквизиты документа заносятся в расходный кассовый ордер. Получатель денежной суммы собственноручно заполняет строку «Получил», указывая в ней сумму прописью (копейки указываются цифрами), указывает дату получения и ставит свою подпись. Расходный кассовый ордер остается в кассе. Если по каким-либо причинам получатель не может лично получить деньги, кассир имеет право выдать их по доверенности, оформленной соответствующим образом. В этом случае в тексте после фамилии, имени и отчества получателя указываются фамилия, имя и отчество лица, получающего данную сумму по доверенности. Доверенность прилагается к расходному кассовому ордеру и хранится вместе с ним.

Такие выплаты как заработная плата и пособия по социальному страхованию производятся на основании платежной (расчетно-платежной) ведомости. По ведомостям могут также производиться выплаты депонированных сумм, оплата больничных листов и отпусков, командировочных расходов, если эти выплаты производятся нескольким лицам одновременно. При произведении выплат по ведомостям составляется один расходный кассовый ордер на сумму выплат по ведомости.

На титульном листе ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег. Ведомость визируется руководителем предприятия и главным бухгалтером или уполномоченными лицами. По истечении 3 (для районов Крайнего Севера 5) дней с момента получения денег на выплаты по ведомости кассир производит следующие действия:

1. в ведомости напротив фамилий лиц, которым деньги не были выплачены, ставится отметка «Депонировано»;
2. составляется реестр депонированных сумм;
3. в конце ведомости делается запись о фактически выданных и депонированных суммах и скрепляется подписью кассира;

Кассовая книга. Для учета поступающих в кассу и выдаваемых из нее наличных денег ведут кассовую книгу. Ведется по утвержденной форме. Каждый год начинается новая кассовая книга. Заполняется за каждый день, когда совершались операции с наличными деньгами. Можно купить в магазине журнал установленной формы, тогда в начале года пронумеровываются страницы, прошиваются, все это скрепляется печатью и потом заполняется в хронологическом порядке вручную. Можно вести в электронном виде и распечатывать за каждый день, когда было движение, а в конце года прошнуровать, пронумеровать, скрепить печатью и подписью директора и главного бухгалтера (если он есть).

Кассовая книга состоит из двух частей: вкладного листа кассовой книги и отчета кассира. Если вы книгу купили, то все записи делаются шариковой ручкой под копировальную бумагу, второй экземпляр и есть отчет кассира, он отрывается и хранится отдельно.

Если вы ведете книгу в электронном виде, то распечатывается за каждый день приходные и расходные кассовые ордера, вкладной лист и отчет кассира, т.е. получается кассовая книга, состоящая из двух частей. Листы в них нумеруются в порядке возрастания с начала года, на последнем в месяце вкладном листе проставляется общее количество листов кассовой книги за каждый месяц, а на последнем за календарный год - общее количество листов за год. Заверительная надпись о количестве листов кассовой книги (книги учета денежных средств) подписывается руководителем и главным бухгалтером, а при отсутствии главного бухгалтера - только руководителем и скрепляется оттиском печати юридического лица (индивидуального предпринимателя) при ее наличии. Отметим, что согласно требованиям старого порядка кассовая книга опечатывалась сургучной или мастичной печатью. Сейчас этого делать не нужно.

Контроль над правильностью ведения кассовой книги возлагается на главного бухгалтера предприятия. Кассир несет полную материальную ответственность за недостачу вверенных ему материальных ценностей независимо от того, возникла эта недостача в силу его умышленных действий или в результате небрежного выполнения своих обязанностей. Однако при заключении договора о полной материальной ответственности оговариваются обязанности не только материально ответственного лица, но и администрации предприятия. Администрация обязана создать условия для надлежащего выполнения материально ответственным лицом требований по сохранности документов и материальных ценностей. Например, если администрация не предоставила кассиру сейф для хранения наличных денежных средств и документов и доступ к материальным ценностям практически имеет еще кто-либо, кроме него, он может оспаривать свою ответственность за выявленную недостачу в установленном законодательством порядке.

Лимит остатка наличных денег. Лимит остатка наличных денег - это максимально допустимая сумма денежных средств, которую можно хранить в кассе для проведения кассовых операций после выведения в кассовой книге суммы остатка денег на конец рабочего дня.

Юридическое лицо (индивидуальный предприниматель) устанавливает такой лимит самостоятельно путем издания соответствующего распорядительного документа, который должен храниться в определенном руководителем порядке. При этом лимит остатка кассы в 2012 г. в банке утверждать больше не нужно. Отметим, что раньше лимит остатка наличных денег устанавливался банком, а с руководителями предприятий он только согласовывался.

Правила расчета лимита остатка наличных денег изложены в Приложении к Положению N 373-П. Согласно им при установлении данного ограничения можно исходить или из объема поступлений, или из объема выдач наличных денег. Последний показатель используется при отсутствии поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги.

Итак, вариант первый. Сумму поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период сначала делят на рабочие дни указанного периода, а потом умножают на рабочие дни, приходящиеся на период времени между днями сдачи в банк поступивших наличных денег.

Вариант второй. Сумму выдач наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам) за расчетный период делят на рабочие дни этого периода. Затем полученный результат умножают на рабочие дни промежутка времени между днями получения по денежному чеку в банке наличных денег (за исключением сумм, предназначенных для выплат заработной платы, стипендий и других выплат работникам).

Следует иметь в виду, что в обоих случаях расчетный период не должен превышать 92 рабочих дня юридического лица, индивидуального предпринимателя. А период времени между днями сдачи в банк (получения из банка) наличных денег не должен быть более семи рабочих дней (при расположении юридического лица, индивидуального предпринимателя в населенном пункте, в котором отсутствует банк, - 14 рабочих дней).

Наличные сверх лимита. Хранить наличные деньги сверх лимита, то есть свободные денежные средства, на счетах в банках - обязанность организации (индивидуального предпринимателя).

Накопление в кассе наличных денег сверх установленного ограничения не допускается, за исключением дней выплат заработной платы, стипендий, вознаграждений, включенных в фонд заработной платы, и выплат социального характера. В указанные дни входит день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом, индивидуальным предпринимателем в это время кассовых операций.

Внимание! Вновь созданное юридическое лицо, индивидуальный предприниматель лимит остатка наличных денег рассчитывают исходя из ожидаемого объема поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги или из ожидаемого объема их выдач.

Свободные денежные средства уполномоченный представитель организации (индивидуальный предприниматель или его уполномоченный представитель) может внести напрямую в банк. Также деньги могут быть сданы для зачисления, перечисления или перевода их на банковский счет юридического лица, индивидуального предпринимателя:

• в организацию, входящую в систему Банка России, уставом которой ей предоставлено право осуществления перевозки и инкассации наличных денег, а также кассовых операций в части приема и обработки денежных средств;
• или в организацию федеральной почтовой связи.
• Что касается обособленного подразделения, то его уполномоченный представитель помимо перечисленных выше организаций может внести наличные деньги своему юридическому лицу.

Отметим, что согласно старому порядку предприятия были обязаны сдавать в банк всю денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе в порядке и сроки, согласованные с обслуживающими банками.

Одним из способов избежать нарушения по лимиту остатка кассы является выдача денежных средств под отчет. Это способ достаточно распространенный, тем более что сумму денежных средств, выдаваемых сотруднику под отчет, законодательство не ограничивает. Следует только помнить, что под отчет можно выдать деньги только сотруднику, полностью отчитавшемуся за ранее выданные суммы.

В бухгалтерском учете предприятие использует счет 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы» по необходимости. Для торговых организаций использование этого субсчета становится актуальным, если оно, допустим, обеспечивает своих сотрудников проездными билетами на транспорт для выполнения работ, требующих поездок по городу, или талонами на бензин для тех же целей, а также направляет своих сотрудников в командировки, заранее приобретая билеты. В сущности, счет 50 «Касса» субсчет 3 «Денежные документы» заменил исключенный из нового плана счетов ранее действовавший счет 56 «Денежные документы». Почему нельзя приобретенные денежные документы сразу списать на затраты предприятия, зачем сначала учитывать их на счет 50 «Касса» субсчете 3 «Денежные документы»? Если торговое предприятие приобретает проездные билеты на месяц для своих менеджеров по закупкам, оно оплачивает билет сразу, т. е. тратит на него средства. Использование же этих средств будет осуществляться не сразу, а в течение месяца. А заранее приобретенный железнодорожный билет для командированного сотрудника может быть в силу изменившихся обстоятельств возвращен обратно. Поэтому стоимость таких документов можно списать лишь после их использования.

Приобретенные денежные документы хранятся в кассе предприятия и материальную ответственность за них, так же как и за наличные деньги, несет кассир. Если в течение дня имело место движение денежных документов, он составляет отчет, в котором указывает, сколько документов выбыло и сколько поступило. Данные отчета заносятся в книгу учета денежных документов.

До недавнего времени абсолютно все юр. лица и индивидуальные предприниматели были обязаны четко следовать кассовой дисциплине, т.е. формировать кассовую книгу, составлять кассовые документы. С начала лета 2014 года индивидуальных предпринимателей освободили от ведения кассовой книги в соответствии с указанием Центрального Банка России.

Что такое кассовая книга?

Касса есть у всех юр. лиц и индивидуальных предпринимателей. Однако многие путают два понятия: контрольно-кассовый аппарат и касса.

Контрольно-кассовая машина (ККМ) - это аппарат, необходимый при приеме наличной оплаты, т.к. когда вы продаете что-то за наличные деньги, вы должны применять контрольно-кассовую машину. В некоторых случаях допускается выдача бланка строгой отчетности вместо кассового чека.

Касса - это совокупность всех наличных операций предпринимателя или организации. Т.е. по кассе отражаются и наличные доходы, и наличные расходы. Выручку наличными, которую вы получаете, в том числе через контрольно-кассовый аппарат, или при выдаче бланка строгой отчетности, нужно отразить по кассе. Если даже у вас нет ККМ, и вы не совершаете наличных операций, кассу все равно следует вести. Заполнение кассовой книги никак не связано с расчетом налогов. Например, по упрощенной системе налогообложения расходы не влияют на расчет налога. Точно также при уплате единого налога на вмененный доход.

Кто должен вести кассовую книгу?

По новому Указанию Центробанка от 11 марта 2014 года под номером 3211-У индивидуальные предприниматели могут не вести кассовые книги наравне с организациями. Индивидуальные предприниматели и малые предприятия должны только формировать расчетные и платежные ведомости, если они выплачивают заработную плату и другие вознаграждения наличными деньгами физическим лицам. А юридич. лица как и раньше должны вести и составлять кассовую документацию при работе с наличными деньгами.

Отмена кассовой дисциплины для ИП не означает, что они не имеют право составлять кассовые документы. Это означает, что государственные органы не вправе проверять и наказывать за отсутствие данной документации. Если с помощью кассовой книги индивидуальному предпринимателю удобно вести учет, то он вправе составлять документы и вести налоговый учет на их основе.

Как правильно оформить кассовую книгу?

Кассовая книга имеет стандартный вид, что упрощает ее заполнение. Но нужно соблюдать определённые требования к порядку оформления кассовой книги. Итак, как вести кассовую книгу?

• На титульном листе книги должны располагаться полные реквизиты юридического лицa или индивидуального предпринимателя, а также промежуток времени, в течение которого она будет вестись.
• Одну книгу можно использовать на протяжении лишь одного календарного года. Не допускается использование одной книги на протяжении нескольких лет.
• В книге все страницы должны быть пронумерованы и прошиты, а в конце обязательно указание количества страниц.

Инструкция по заполнению кассовой книги

В соответствии с новым Указанием, весь порядок ведения кассовой документации будет делиться на: обычный и упрощенный. По простому порядку документацию будут вести ИП и субъекты малого предпринимательства, а соблюдать обычный порядок должны все юридические лица, кроме банков.

Подписи в кассовой документации должны проставлять бухгалтер и кассир. Если на предприятии отсутствует бухгалтер, тогда подписи проставляет руководитель организации. А также, если кассовые операции осуществляет только предприниматель, то в документации достаточно его подписи.

С начала июня 2014 платежные агенты для учета денежных средств, которые были получены по средствам агентской деятельности, обязаны вести отдельную кассовую книгу. Также отдельными ордерами должны оформляться все операции по принятию и расходу денежных средств в рамках деятельности платежного агента.

Важно, что после нового Указа Центрального банка, все формы документов не претерпели изменений.

Требования к ведению кассовой книги включают в себя обязательное оформление данной операции на основании 6 документов:

• книга для учета выданных и принятых денег необходима для учета движения денежных средств в течение дня;
• приходный и расходный кассовые ордеры, предназначенные для оформления поступления и выдачи в кассу наличности;
• кассовая книга, необходимая для сбора информации обо всех операциях с наличными деньгами;
• платежная ведомость для учета выплаченной заработной платы;
• расчетно-платежная ведомость, предназначенная для учета рабочих часов, удержаний и выплат заработной платы работникам.

В бумажные кассовые документы, кроме приходного кассового ордера, можно вносить исправления. Они должны оформляться особенным образом. Рядом с каждой поправкой необходимо указать инициалы лиц, которые исправили данные, а также дату исправления.

Как заполняется кассовая книга в свете произошедших изменений?

1. Всю кассовую документацию разрешается вести в электронном формате. Исправления в данных документах недопустимы. Для подтверждения документов необходима электронная подпись.

2. Не требуется заполнение отчетов кассира (второго листа кассовой книги).

3. Единый приходный кассовый ордер теперь можно оформить не только на основании дневной контрольной ленты кассового аппарата, но и на основании БСО.

4. Получателю больше не нужно указывать сумму полученных наличных письменно в расчётном кассовом ордере.

5. Для выдачи денег в подотчет работнику необходимо оформить в произвольной форме заявление, в котором будет указана сумма наличных и срок, на который выдаются денежные средства, дата и подпись директора.

6. В ведомостях о выдаче заработной платы по-прежнему напротив фамилии работника указывается «депонировано», а вести реестр депонированных средств больше не требуется.

Образец оформления кассовой книги

Образец кассовой книги обязательно учитывает следующие правила:

• на титульном листе обязательно указание полных реквизитов юридического лица или индивидуального предпринимателя, а также временной промежуток, на который заводится книга;
• на бланке листов, сверху, указывается полная дата заполнения листа;
• в ячейке «остаток средств на начало рабочего дня» цифрами вносится сумма денежных средств, находящихся в кассе на начало дня. Эта цифра переносится из ячейки «остаток средств на конец дня» за предыдущий рабочий день;
• по данным расходного и приходного кассовых ордеров заполняются с 1 по 5 столбцы;
• в первом столбце указывается номер ордера;
• во второй столбец вносятся фамилия и инициалы лица, которое получило либо сдало деньги в кассу;
• третий столбец заполняется только организациями;
• суммы расхода и прихода вносятся в остальные два столбца;
• сумма всего расхода и прихода, указанных в предыдущих строках, вносится в поле «перенос»;
• на все незаполненные ячейки ставится прочерк;
• в ячейку «итого за день» цифрами вносятся отдельно суммы прихода и расхода за рабочий день;
• в ячейке «остаток на конец дня» указывается остаток наличных в кассе, который необходимо рассчитывать по формуле:

ОНД+СПД-СРД, где

ОНД - остаток наличных средств на начало дня,

СПД - сумма прихода за рабочий день;

СРД - сумма расхода за день.

• ниже расписывается кассир и бухгалтер (или руководитель предприятия);
• еще ниже указывается количество приходных и расходных кассовых ордеров.

Как сшивать кассовую книгу?

Вся книга должна содержать сквозную нумерацию всех листов. Книгу следует прошнуровывать или прошивать и заверять печатью и подписью бухгалтера (либо руководителя) и директора. В конце книги указывается общее количество листов книги цифрами и прописью.

Как же прошить кассовую книгу? Для этого необходимо:

Определить период, за который сшивается книга, проверить наличие и правильность всех страниц;

Пронумеровать все листы;

При помощи нитки с иголкой сшить книгу так, чтобы узелки на концах ниток находились сзади книги. На узелки ниток следует наклеить маленькие прямоугольники, вырезанные из чистой бумаги;

На книгу приклеивается бумага, в которой должны указываться цифрами и прописью, сколько пронумеровано и прошнуровано страниц, а также, сколько листов заверено печатью. На этой же бумаге расписывается директор и бухгалтер, ставится печать.

Сшивание книги не составляет большого труда.

Видео о том, как сшить кассовую книгу

Особенности кассовой книги для ИП и ООО

Как уже отмечалось ранее, с введением нового указа в начале лета 2014 года, индивидуальные предприниматели освобождаются от ведения кассовой книги. Однако любой желающий индивидуальный предприниматель может продолжать вести учет с помощью кассовой книги. Как и раньше третий столбик «номер корреспондирующего счета» по-прежнему заполняется только организациями.

Юридические лица обязаны указывать лимит остатка наличных средств, а индивидуальные предприниматели и малые предприятия с июня 2014 года освобождены от данной обязанности. Напомним, что малыми считаются предприятия с численностью сотрудников до 100 и выручкой не более 400 миллионов в год. Однако организациям позволено на время выплат заработных плат накопление сумм в кассе сверх обозначенного лимита. На ликвидацию суммы, которая превышает установленный лимит, организациям выделяется максимум пять дней.

Бухгалтеры организаций по-прежнему должны будут оформлять приходные и расходные кассовые ордера. Также юрлицу нужно будет учитывать в кассовой книге все поступающие и выдаваемые денежные средства. Банковские платежные агенты и платежные агенты июня 2014 обязаны оформлять две такие книги. Индивидуальные предприниматели же имеют право больше не оформлять приходные и расходные кассовые ордера и не заполнять кассовую книгу.

Как отмечалось ранее, многие путают понятия «касса» и «контрольно-кассовый аппарат». Касса есть абсолютно у всех участников торговли. Однако с начала лета 2014 индивидуальные предприниматели освобождены Центробанком от ведения книги наравне с организациями.

Некоторые нововведения Центрального банка России коснулись и упрощения ведения кассовых документов для юридических лиц. Отмена ведения отдельных документов для индивидуальных предпринимателей отнюдь не означает, что они не имеют право их вести. Если с помощью кассовой книги индивидуальному предпринимателю удобно вести учет, то он вправе составлять документы и осуществить регистрацию кассовой книги в налоговой на их основе.

Инструкция

Отчет по кассе организации должен составлять кассир или другое уполномоченное на это лицо. Документ оформляется в дни, когда были осуществлены какие-либо операции с наличными денежными средствами предприятия.

Вы можете заполнить отчет при помощи автоматизированной программы, а можете сделать это вручную. В первую очередь укажите дату документа. В табличную часть внесите информацию о движении денежных средств.

Укажите наименование операции, например, принято от Иванова Ивана Ивановича. После этого проставьте номер корреспондирующего счета. Например, если средства выданы подотчет, укажите счет 71; если из кассы выдана заработная плата – 70. Впишите сумму, например, если выдано из кассы – укажите сумму в графе «Расход», если получено – «Приход». Ниже подведите итог, подпишите документ.

К отчету кассира подшейте все документы, на основании которых вносились сведения. Допустим, сотрудник возвращает неиспользованные подотчетные средства. Оформите приходный кассовый ордер (форма №КО-1). Укажите порядковый номер документа и дату составления. Впишите наименование организации и название структурного подразделения.

По дебету укажите тот счет, откуда пришли денежные средства. Допустим, это возврат . По дебету проставьте счет 50, а по кредиту – 71. Впишите сумму. Ниже напишите, от кого приняты средства (Ф.И.О. подотчетного лица). Далее укажите сумму прописью.

Заполните квитанцию. Укажите номер и дату ПРО, Ф.И.О. сотрудника, основание и сумму. Подпишите документы у главного бухгалтера и кассира.

Если вы выдаете денежные средства из кассы предприятия, оформите расходный кассовый ордер (форма №КО-2). Укажите номер и дату составления документа, наименование организации и название структурного подразделения.

В табличной части проставьте счет по дебету и кредиту, впишите сумму. Под таблицей укажите, кому выдаются средства. Также впишите наименование документа-основания и сумму прописью. Если имеются приложения, укажите их реквизиты, например, при выплате заработной платы по этой строке указывается платежная ведомость.

Подпишите документ у главного бухгалтера, самого сотрудника и кассира. Поставьте печать организации.

Источники:

• Документальное оформление кассовых операций в 2017 году

Любое движение денег в кассе организации непременно должно быть правильно оформлено. Для этого кассиру нужно составить отчет , который в последующем передается в бухгалтерию для дальнейшего учета. В некоторых небольших организациях в штатном расписании нет должности «кассир», поэтому ответственным лицом по ведению и оформлению кассовых документов является главный бухгалтер. Для соблюдения кассовой дисциплины очень важно правильно оформлять все документы.

Инструкция

Неправильное заполнение расходного кассового ордер а, может служить основание для привлечения организации или к по статье 15.1 КоАП РФ, предусматривающей штраф в размере до 50000 р. для юридических лиц и до 5000 р. для ответственных должностных лиц. Также по данному виду нарушения грозит ответственность по статье 120 НК РФ, предусматривающей штраф в размере до 10000 р.

Обратите внимание

Расходный кассовый ордер не допускает никаких исправлений, т.к. является официальным документом. Испорченные бланки должны быть уничтожены.

Нормативно-правовая база операций с наличными денежными средствами весьма обширна, поэтому на практике нередко возникают сложности с оформлением тех или иных нетипичных хозяйственных операций. Например, как оформить возврат денежных средств по кассе ?

Инструкция

Для грамотного оформления а средств по кассе необходимо отлично ориентироваться в нормативно-правовой базе. Изучите правила и рекомендации по учету оформления операций приема, хранения и товаров в торговли, а также Порядок ведения кассовых операций в РФ (Решение № 40 Совета директоров ЦБ России 22.09.93 г.)Помните о том, что два вида возврат а по кассе : возврат в день покупки и возврат не в день покупки.

Проведите возврат в день покупки следующим образом: по кассе проведите возврат ный чек, после чего оставьте акт возврат а денежных средств (КМ 3).

К акту КМ 3 необходимо приложить кассовый продажный и возврат ный чеки. Если покупатель отказывается продажный чек, то он должен составить объяснительную записку на имя директора с указанием причин невозврат а продажного чека. Чтобы обезопасить себя на случай возможной кассовой проверки, посоветуйте покупателю указать в качестве причины невозврат а чека его утерю. Кроме того, к акту необходимо приложить товарный ЧК или корешок приходного кассового .

Источники:

• http://www.as-audit.ru/consulting/book_keeper/account/return/

Кассир – это материально ответственное лицо, с которым при трудоустройстве заключается трудовой договор и дополнительный о материальной ответственности. Основным мотивом увольнения по инициативе работодателя может служить пункт 7 статьи 81 ТК РФ. В соответствии с данной статьей трудовой договор можно расторгнуть в одностороннем порядке по причине недоверия, связанного с растратой денежных средств предприятия.

Вам понадобится

• - акт проверки;
• - письменное объяснение;
• - письменное наказание;
• - приказ об увольнении;
• - заявление в арбитражный суд.

Инструкция

Чтобы произвести увольнение по причине растраты и недоверия, создайте комиссию вверенных ценностей. Комиссия должна проверить все поступившие и израсходованные денежные средства по имеющимся документам и по книге , в которой указаны все суммы выручки, переданной старшему кассиру или инкассаторам.

После проверки напишите акт ее результатов. Укажите всю сумму растраты, поставьте под актом подпись руководителя предприятия, главного бухгалтера и всех членов комиссии.

Попросите кассира дать письменное объяснение недостачи денежных средств. Если кассир отказывается давать объяснение или совсем не хочет вступать в конструктивный диалог, то составьте дополнительный акт отказа, подписанный всеми членами комиссии, которые проверку документов. Со всеми актами ознакомьте кассира под расписку.

Составьте письменное вынесение наказания за совершенную недостачу или растрату. С этим документом также ознакомьте кассира под расписку. Документ об обвинении и наказании составляйте в течение 30 дней со дня проверки и обнаружения недостачи и растраты. Если после составления акта о недостаче вы не вынесли письменное обвинение и наказание, то сроки считаются пропущенными, то есть увольнение применить нельзя.

Если вы составили все документы, в соответствии с требованиями указанной статьи, то вы имеете право уволить кассира , не выплачивая текущую зарплату и компенсацию за неиспользованные дни отпуска. Всю сумму внесите в счет недостачи.

Подайте заявление в арбитражный суд, чтобы в законном порядке получить всю недостающую сумму растраченных денежных средств. После постановления суда вы получите все долги , так как высчитывать с доходов можно не более 50%. Только в случае возникновения задолженности по алиментам с должника могут высчитывать 75% от суммы ежемесячного дохода.

Видео по теме

Все денежные операции по приходным и расходным ордерам должны заноситься кассиром в кассовую книгу, на основе которой ежедневно формируется отчет кассира . Данный документ позволяет отследить и проверить правильность оформления документации и количество денежных средств в кассе на начало и конец рабочего дня. Как и любой бухгалтерский отчет ный документ, отчет кассира должен быть пронумерован и сшит по установленным правилам.

Инструкция

Сформируйте кассовую книгу, которая заполняется по форме КО-4. Предприятие обязано вести только одну книгу, поэтому ее необходимо пронумеровать, прошнуровать и заверить подписью руководителя и печатью предприятия. После этого она опечатывается и регистрируется в налоговой декларации. Каждый лист кассовой книги представлен двумя одинаковыми листами, при этом данные по движению наличных денег вносятся кассиром на первый экземпляр, которые переносятся на второй посредством копировальной бумаги.

Отрежьте в конце рабочего дня второй экземпляр листа кассовой книги, из которого будет формироваться отчет кассира . Соберите все приходные и расходные ордера, а также подтверждающие документы, которые соответствуют указанным в течение дня операциям по кассе. Сложите оторванные листы кассовой книги и документы по порядку, чтобы сформировать отчет кассира .

Передайте отчет кассира главному бухгалтеру на проверку. Если были допущены ошибки, то исправления вносятся в этот документ и в кассовую книгу. При этом аккуратно зачеркивается ошибка, записывается верная информация, после чего «Исправленному верить», ставится текущая дата и заверяется подписью кассира и главного бухгалтера. Во время проверки бухгалтер подсчитывает число листов и полученных документов, после чего делает соответствующую запись на титульном листе.

Сшейте отчет кассира по итогам отчет ного периода. Для этого воспользуйтесь обычной ниткой и иголкой. Аккуратно пришейте листы и документы друг к другу. Оставьте примерно 10 см нитки и отрежьте. Поверх нее наклейте небольшой лист бумаги, на котором указывается текущая дата, количество листов и ставится подпись кассира , главного бухгалтера и руководителя предприятия. После этого заверьте документ печатью предприятия так, чтобы часть ее находилась на приклеенном листе, а часть на отчет е кассира .

Через кассу предприятия проходят определенные суммы наличных денежных средств, которые поступают из различных источников и расходуются на нужды компании. При этом все кассовые операции должны быть документально оформлены и отражены в бухгалтерском учете. Оформление производится первичными документами, форма которых устанавливается постановлениями Госкомстата РФ.

Инструкция

Оформите поступление наличных сумм в кассу предприятия при помощи приходного кассового ордера по форме №КО-1. Данный документ может формироваться вручную или посредством различного программного обеспечения. Он выписывается в одном экземпляре и утверждается главным бухгалтером или уполномоченным лицом, после чего заверяется печатью кассира. В строке «Основании» расходного кассового ордера указывается содержание хозяйственной операции , а в строке «В том числе» отмечается сумма НДС или ставится запись «без налога».

Используйте расходный кассовый ордер по форме №КО-2 для отражения выдачи наличных денег из кассы предприятия. Оформляется он по аналогии с приходным ордером. При этом к нему прилагается заявление или счет на выдачу денежных средств, на котором ставится разрешительная подпись руководителя компании.

Отчет. Этот документ утвержден приказом Министерства финансов РФ и имеет номер 5-Г. Также вы можете разработать бланк самостоятельно, утвердив его в учетной политике организации. День театрального кассира - профессиональный праздник этих сотрудников театра, работа которых на первый взгляд кажется незаметной, однако является такой необходимой в деятельности этого храма искусств.

История праздника

День театрального кассира - один из самых молодых профессиональных праздников, который отмечается лишь с 2009 года. В том году Александр Березовиков, заместителя руководителя театра «Приют комедианта», работающего в Санкт-Петербурге, предложил обратить внимание на деятельность людей, которые по сути являются ключевым звеном в обеспечении финансового благополучия любого учреждения искусства - театральных кассиров.

Эта инициатива была поддержана руководителями других театров, сначала в Санкт-Петербурге, а затем и по всей стране. В результате первый понедельник марта стал днем, когда театральные кассиры получают от коллег и зрителей заслуженное признание значимости своей деятельности и поздравления с профессиональным праздником. Однако эта памятная дата пока не стала международной: ее отмечают только в России. Одним из ближайших аналогов этого праздника в мировом календаре памятных дат можно, пожалуй, назвать Всемирный день театра, который принято праздновать 27 марта.

Празднование Дня театрального кассира

При этом то, что День театрального кассира не приходится на выходной, было сознательным решением организаторов профессионального праздника: ведь этот день им важно провести не дома у телевизора, а в кругу коллег, которые смогут поздравить их с наступлением этой памятной даты, пожелать долгой и плодотворной работы на благо родного театра и преподнести букет цветов. Ведь театральному кассиру как никому другому важно знать, что коллеги любят его как самостоятельную личность и члена коллектива, а также ценят его деятельность и понимают его вклад в повседневную работу и выдающиеся успехи театра.

Видео по теме