Инвентаризация — сроки проведения. Особенности проведения инвентаризации

Инвентаризация товаров – обязательная работа на любом предприятии. Это один из лучших методов для фактического контроля за наличием и сохранностью ТМЦ. В нашем материале мы кратко рассмотрим, как проходит данный процесс, в какие сроки проводят инвентаризацию и иные нюансы этой работы.

Для чего нужна инвентаризация и что можно проверять?

Инвентаризация проводится для проверки:

• Складов с товаром (сюда также можно отнести библиотеки).
• Производства, где изготавливают продукцию, и где количество выпущенного товара фактически может не совпадать с тем, что указано в документах.
• Торговые площади, где реализуется продукция (магазина, аптеки, рынки и т.д.).
• Кассы.

Также проводится и проверка документов, предметов бухучета, включая:

• ОС (все, чем пользуется организация при рабочем процессе). Например, здания, техника, инструмент, газовые и электросети, без которых работа компании не представляется возможной.
• ТМЦ, запасы, необходимые для производства товара.
• Готовая продукция, выпускаемая предприятием.
• Готовые к реализации товары.
• Наличные средства, которыми пользуются в течение рабочего процесса.
• Дебиторская задолженность.

Главная цель инвентаризации – выявление нарушений, краж, сокрытий. Но также с помощью инвентаризации можно:

1. Контроль производственного процесса.
2. Поиск продукции с истекшим сроком годности для снятие с продажи.
3. Выявление недобросовестности, нарушения распорядка и несоответствующее поведения сотрудникам принятых в организации норм и правил.

Все компании должны проводить инвентаризацию согласно ФЗ № 129, а порядок его проведения описан в методических указаниях, изложенных в приказах Минфина под номером № 49, который был утвержден в 1995 году.

Прежде чем проводить инвентаризацию, минимум за 10 дней до данного мероприятия нужно издать приказ по форме ИНВ-22, при этом его обязательно стоит зарегистрировать в журнале, в которой ведется учет и контроль такой документации.

В инвентаризации участвует специальная комиссия, созданная из сотрудников компании, которая может быть рабочей, постоянной и разовой. Задача постоянной – выполнение плановой, выборочной инвентаризации и проведение контрольных проверок. Если в компании есть большое количество ТМЦ, то в такие периоды можно проводить выборочную инвентаризацию – в этом случае решение о проведении нужно принимать в рабочем порядке.

Рабочие комиссии могут участвовать в плановых инвентаризациях и проводить выявление результатов. А вот в случае разовых инвентаризаций нужно утверждать вначале их состав, поскольку он может отличаться при проведении мероприятий.

Прежде чем начинать работы, следует проверить, как организована работы компании:

Проводить проверку (имущественную, документальную), есть ли товары и продукция в наличии, нужно в коллегиальной форме. При этом все участники комиссии должны участвовать в этом, в обратном случае результаты проверки могут быть признаны незаконными. Также при проведении инвентаризации должны присутствовать лица, которые несут матответственность.

При этом главной задачей руководства является создание условий, когда наличие продукции может быть проверено максимально точно и в заданное время.

Кроме того, руководитель должен предоставить все необходимые инструменты и измерительные приборы для проведения инвентаризации. А вот материально ответственные лица должны подготавливать товары, оформить документацию до проведения работ. Нужно подготовиться и самим членам комиссии: опломбировать склад, где расположены товары, проверить весы, получить документы от материально ответственных лиц, в которых подтверждается данные о товарах, их стоимости, их движении.

Инвентаризация может проводиться достаточно долго, и в этот процесс могут осуществлять отгрузки или приёмка товара. В таком случае на них составляет отдельная опись.

Также при проведении инвентаризации составляет приказ, в котором обязательно должны быть причислены товары, которые нужно проверит, причины проведения инвентаризации, сроки. Но также следует подготовить и другие документы:

• Методика проведения проверки.
• Описание действий сотрудников при проведении инвентаризации.

Как проходит инвентаризация – пошаговое руководство

Первый шаг – подписание приказа о проведении работ, на основании которого создается комиссия, уполномоченная на проведения инвентаризации. Обычно в нее включаются товаровед, технолог и бухгалтер.

1. Комиссии передает учетные данные по ТМЦ из бухгалтерии.
2. Проводится проверку измерительного и иного оборудования, которое будет применять при проведении работ, что минимизирует риск неточностей.
3. Помещение опечатывают, чтобы у материально-ответственных лиц не было возможности спрятать лишний товар или возместить убыток.
4. Проводятся все учетные документы, причем их подписывает руководитель компании.
5. Снимается касса и проверяется выручка (если мы говорим про магазин).
6. Ответственное лицо подписывает расписку, в которой указывает, что все готово к подсчетам остатков.
7. Начинается процедура инвентаризации: продукция взвешивается, измеряется по количеству и объему.
8. Полученные результаты сравниваются с фактическими документами, а итоги записывают в специальную ведомость.

При проведении работ посторонним нельзя находиться в помещении, а рабочий процесс приостанавливаются. Ночью или при уходе на обед руководитель комиссии должен опечатать помещение.

Инвентаризация – сроки проведения

Количество проводимых инвентаризаций, даты их проведения определяет руководитель компании (кроме случаев, когда инвентаризация является обязательной).

Но есть несколько правил. Так, если речь идет про проверку готового товара на складе, то она должна проводится не реже одного раза в год перед составлением отчетности. Нужно помнить, что подобные работы это не просто проверка, но и уточнение финансового состояния компании, которая позволит вовремя принять необходимые решения для улучшения работы компании.

Периодичность проведения инвентаризации на складах – также не менее раза в год. Магазины проверяют минимум дважды, но можно проводить проверку и чаще (тут все зависит от движения товаров).

Сроки, как и другая информация про инвентаризацию, записывается, записывается в приказе директора. В некоторых случаях (например, есть подозрения о кражах), руководитель может оформить внеплановую проверку. В этом случае ее нужно проводить в день приемке и передачи товара между матответственными лицами.

Оформление товаров, поступивших при проведении проверки

Если в процессе проведения инвентаризации на предприятии поступили товар, то его должны принять материально-ответственные лица вместе с членами инвентаризационной комиссии, оформить по реестру либо по отчету. Затем данные о поступившей продукции заносят в опись «ТМЦ, поступившие при инвентаризации».

В документ обязательно должна быть следующая информация:

1. Дата поступления продукции.
2. Поставщик.
3. Дата и номер приходного документа.
4. Количество товара, наименование, стоимость.
5. Общая сумма.

Одновременно с этим на приходных документу руководитель комиссии должен сделать отметку «После инвентаризации», записав ссылку на дату описи.

Вконтакте

Действующий Закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» не устанавливает, в каких случаях проведение инвентаризации обязательно. Согласно его положениям такие случаи устанавливаются либо российским законодательством, либо отраслевыми или федеральными стандартами. На сегодняшний день данные стандарты отсутствуют. Поэтому, чтобы определить эти случаи, необходим анализ действующего законодательства.

Когда проводится обязательная инвентаризация?

Есть два основных нормативно-правовых акта, регулирующих проведение инвентаризации:

• Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н , которым утверждено Положение по ведению бухучета и отчетности (далее - приказ № 34н);
• Приказ Минфина от 13.06.1995 № 49 , которым утверждены Методические указания по инвентаризации (далее - Методические указания).

В этих документах определены правила и процедуры проведения инвентаризаций хозяйствующими субъектами, в том числе случаи обязательного проведения инвентаризации. Помимо этих двух актов обязательные процедуры инвентаризации предусмотрены и законами. В таблице ниже мы объединили основные такие случаи.

Несмотря на то, что причины инвентаризации могут быть разными, все эти процедуры объединяет направленность на установление фактического состояния имущества организации.

Результаты инвентаризации нужны для конкурсного производства. Посредством инвентаризации конкурсный управляющий устанавливает имущество, за счет которого могут быть погашены долги банкрота перед кредиторами.

Они нужны для целей налогообложения, когда при недостаче или повреждении имущества (из-за хищения, порчи, пожара и т.д.) фирма показывает убыль имущества в бухгалтерской отчетности, что позволяет учесть убыток во внереализационных расходах.

Если имущество застраховано, то документы, составляемые по итогам инвентаризаций, потребуются для получения страховых выплат. Эти же акты по итогам инвентаризации могут стать документальным подтверждением материальных требований к работникам, ответственным за причиненный ущерб.

При реорганизации или ликвидации фирмы на основании инвентаризационных документов будет составлен разделительный или ликвидационный баланс организации.

Все это обуславливает большое значение соблюдения правил и процедур инвентаризации, которые установлены Приказом N 34н и Методическими указаниями , в том числе в части, касающейся сроков инвентаризации, состава инвентаризационных комиссий, оформления результатов. В противном случае итоги инвентаризации могут быть признаны недостоверными.

Под термином инвентаризация понимается проверка наличия и состояния имущества компании, а так же ее финансовых обязательств, путем сличения фактического положения дел с данными бухгалтерского учета. Основной целью проведения инвентаризации является проверка оформления хозяйственных операций и обеспечение достоверности данных бухгалтерского учета и отчетности.

Количество, порядок, сроки проведения, а также объекты инвентаризации закрепляются руководством компании в учетной политике компании, либо назначаются отдельным приказом, за исключением случаев, когда проведение инвентаризации обязательно по закону. Четкие даты проведения инвентаризации в законе не зафиксированы, но наиболее целесообразно назначать начало процедуры на 1 число месяца. Это связано с тем, что по общеустановленному порядку на эту дату выводится сальдо по счетам и формируются данные для составления сличительных ведомостей и выявления результатов инвентаризации.

Виды инвентаризаций

• Обязательная инвентаризация

  Обязательная инвентаризация проводится в случаях, предусмотренных законом РФ. Правила и порядок обязательной инвентаризации регламентируются приказом Минфина РФ от 13.06.1995 № 49 Методические указания по инвентаризации имущества и финансовых обязательств.

  Согласно этому документу проведение обязательной инвентаризации необходимо в следующих случаях:

  • ежегодно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности (кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года). Инвентаризация основных средств может проводиться один раз в три года
  • при продаже, покупке или передаче имущества в аренду
  • при смене материально ответственных лиц
  • при выявлении фактов хищения, злоупотребления или порчи имущества
  • после стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций
  • при преобразовании государственного или муниципального унитарного предприятия
  • при реорганизации или ликвидации предприятия
• Инициативная инвентаризация

  Инициативная инвентаризация, в отличие от обязательной инвентаризации, находится в полном ведении руководства компании и проводится в необходимом формате.

  В зависимости от целей проведения инвентаризаций, их можно разделить на следующие типы: полные (сплошные) или частичные (выборочные), а также плановые (запланированные) и внезапные (неожиданные для материально-ответственных лиц).

Объекты инвентаризации

• Имущество организации
  • Основные средства
  • Нематериальные активы
  • Товарно-материальные запасы и ценности
    • Производственные запасы
    • Готовая продукция, товары
    • Прочие запасы
• Денежные средства, финансовые вложения и прочие финансовые активы
  • Финансовые обязательства
  • Дебиторская задолженность
  • Кредиторская задолженность
  • Кредиты банков
  • Займы и резервы

Порядок проведения инвентаризации имущества

Для проведения инвентаризации формируется комиссия в составе не менее 3 человек. Инвентаризация может проводиться как собственными силами персонала предприятия, так и силами привлеченных организаций.

Комиссия получает учетные данные из бухгалтерии, проверяет весовое и измерительное оборудование, опечатывает места хранения ТМЦ.

2. Процесс пересчета имущества

Сама инвентаризация заключается в полном пересчете имущества и сравнении фактического количества с данными из бухгалтерии. Данная процедура проходит в обязательном присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и материально-ответственного лица. При отсутствии кого-либо из данных лиц результат инвентаризации не будет иметь юридической силы. Товарно-материальные ценности, учитывающиеся по массе взвешиваются, по объему и длине измеряются. В некоторых случаях можно проводить инвентаризацию расчетным путем. Денежные средства и ценные бумаги считаются полистно.

По мере прохождения инвентаризации все полученные данные заносятся в инвентаризационную опись, составляемую минимум в 2 экземплярах.

3. Получение и оформление результатов инвентаризации

После передачи инвентаризационной описи в бухгалтерию формируются сличительные ведомости и подводятся результаты инвентаризации.

Обнаруженные суммы излишков (превышение фактических остатков над учётными) и недостач (превышение учётных остатков над фактическими) товарно-материальных ценностей в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

Учитывается пересортица (имущество одного наименования, но разных сортов находится одновременно в излишке и недостаче), а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы.

Списываются потери в пределах норм естественной убыли ТМЦ.

Проведение инвентаризации основных средств

Проведение инвентаризации финансовых обязательств

В процессе инвентаризации финансовых обязательств проводится анализ следующих операций:

• взаимодействия с поставщиками и подрядчиками
• взаимодействия с покупателями и заказчиками
• взаимодействия с кредитно-финансовыми организациями
• взаимодействия с прочими дебиторами и кредиторами

За более подробной информацией об проведении инвентаризации имущества мы просим Вас обращаться в